Langkah Membuat Mail Merge

Merupakan salah satu fasilitas dari Microsoft Word yang memudahkan pengguna dalam membuat surat yang isinya sama untuk penerima yang berbeda-beda. Contoh nyata yang sering menggunakan fasilitas Mail Merge adalah surat undangan yang dibuat oleh sekolah untuk para orang tua murid. Sebagai contoh, inilah langkah – langkah untuk membuat surat undangan tersebut.

 

1.      Buka program Microsoft Word, buat dokumen seperti screenshot dibawah ini

 

1.       Pada Mailings Tab, klik Select Recipients, pilih Type New List

1.       Muncul tampilan di bawah ini

1.       Ganti judul field yang ada sesuai kebutuhan kita dengan menggunakan tombol

Customize Columns (dalam contoh ini kita hanya memerlukan field Nama, Alamat dan Kota).

Isi field tersebut sesuai kebutuhan

 

1.     

  Klik Ok, simpan dengan nama Undangan

 

1.     

          Letakkan kursor di sebelah tulisan Bpk/Ibu

Pada Mailings Tab, klik Insert Mail Merge, pilih Nama

1.      

           Letakkan kursor di bawah tulisan Bpk/Ibu

Pada Mailings Tab, klik Insert Mail Merge, pilih Alamat

2.       Letakkan kursor di bawah tulisan «Alamat», Pada Mailings Tab, klik Insert Mail Merge, pilih Kota, sehingga tampilan menjadi seperti screenshot dibawah ini

1.       

       Untuk melihat hasilnya, pada Mailings Tab klik Preview Results, hasil akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.

 

1.    

         Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi Preview Results, lakukan perubahan sesuai kebutuhan

2.      Jika sudah selesai, untuk menyimpan dan mencetak hasil mail merge klik Finish & Merge pilih Print Documents. Ada 3 pilihan:

1. All untuk mencetak semua surat.
2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.